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Ferrovial’s activity is carried out through our business units, including Highways, Airports, Construction, and Energy.

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Job Description:

Responsabilidades y habilidades esenciales

El rol de un Document Controller es fundamental en la gestión y control de la documentación en diversos sectores, especialmente en aquellos que manejan grandes volúmenes de información técnica y administrativa. Esta posición garantiza la organización, accesibilidad y seguridad de los documentos, siendo clave para el funcionamiento eficiente de proyectos y procesos. A continuación, se detallan las principales funciones y responsabilidades de un Document Controller:

Gestión de Documentos

El Document Controller es responsable de la administración de todos los documentos relacionados con proyectos, tales como planos, informes, contratos, y comunicaciones. Esto incluye tanto documentos electrónicos como impresos. Parte de esta gestión involucra:

  • Recepción y Registro: Recibir, registrar y distribuir documentos según los procedimientos establecidos.
  • Clasificación: Organizar documentos de manera lógica y accesible, asegurando que estén etiquetados adecuadamente.
  • Almacenamiento: Mantener archivos físicos y digitales de manera segura y ordenada.
  • Actualización: Asegurar que todas las versiones de documentos estén actualizadas y disponibles.

Control de Calidad

Una de las responsabilidades esenciales del Document Controller es garantizar que los documentos cumplan con los estándares de calidad requeridos. Esto incluye:

  • Revisión: Revisar documentos para verificar su exactitud y completitud.
  • Validación: Asegurarse de que los documentos hayan sido aprobados por las partes correspondientes antes de su distribución.
  • Corrección: Coordinar la corrección de errores y la actualización de documentos.

Distribución de Documentos

El Document Controller debe asegurar que los documentos se distribuyan de manera oportuna y eficiente a todas las partes interesadas. Esto incluye:

  • Envío: Distribuir documentos a equipos internos y externos según las necesidades del proyecto.
  • Accesibilidad: Establecer sistemas de acceso para que los documentos sean fácilmente recuperables.
  • Seguimiento: Monitorear la recepción y el uso de los documentos distribuidos. Es fundamental dar seguimiento a todas las respuestas de las comunicaciones recibidas para garantizar que se contesten antes de la fecha límite establecida. Esto incluye revisar periódicamente el estado de las respuestas y tomar las medidas necesarias para asegurar que se cumplan los plazos.

Gestión de Versiones

Una función crucial del Document Controller es la gestión de versiones, asegurando que todos los involucrados estén utilizando la versión correcta de cada documento. Esto implica:

  • Control de Revisión: Mantener un historial de todas las revisiones y versiones de documentos.
  • Identificación: Etiquetar claramente cada versión para evitar confusiones.
  • Archivado: Guardar versiones anteriores de documentos para referencia futura.

Seguridad de la Información

La protección de la información sensible es otra área importante de responsabilidad para el Document Controller. Esto incluye:

  • Acceso Restringido: Implementar controles de acceso para garantizar que solo personas autorizadas puedan ver ciertos documentos.
  • Confidencialidad: Manejar documentos confidenciales de manera segura.
  • Backup: Realizar copias de seguridad periódicas de todos los documentos importantes.

Soporte Administrativo

Además de las funciones directas de gestión de documentos, el Document Controller también proporciona soporte administrativo a otros equipos y departamentos. Esto puede incluir:

  • Capacitación: Entrenar al personal en procedimientos de gestión de documentos.
  • Asistencia: Ayudar en la preparación de documentos para reuniones, presentaciones y otros eventos.
  • Colaboración: Trabajar estrechamente con otros departamentos para asegurar la coherencia en la documentación.

Habilidades y Competencias

Para desempeñar eficazmente las funciones de un Document Controller, se requieren ciertas habilidades y competencias. Algunas de las más importantes son:

  • Organización: Capacidad para mantener sistemas de archivo ordenados y eficientes.
  • Atención al Detalle: Precisión en la revisión y actualización de documentos.
  • Comunicación: Habilidades para coordinar con diferentes equipos y partes interesadas.
  • Proactividad: Habilidad para anticipar necesidades y resolver problemas rápidamente.
  • Conocimiento Técnico: Familiaridad con software de gestión de documentos y otras herramientas tecnológicas.

Ferrovial Construccion PR, LLC es un patrono que ofrece igualdad de oportunidades y, como tal, trata todas las solicitudes por igual y contrata exclusivamente en función de las aptitudes y la experiencia. Mujeres, minorías raciales y minorías étnicas son alentadas a aplicar. Ferrovial acoge la diversidad y la inclusión, y apostamos por el valor de ofrecer igualdad de oportunidades a todos los empleados/as. Estamos comprometidos con la creación de un equipo inclusivo de diferentes orígenes, perspectivas y habilidades, por lo que animamos a todos los candidatos/as a presentar su candidatura

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