Tetra Tech

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

• Please note: Only Haitian citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Senior Grants Officer will be primarily responsible for conducting grantee eligibility checks, developing, and tracking activity budgets, drafting grant agreements, negotiation memos, and modifications, drafting consulting agreements for consultants under activities, and maintaining all program related files. The Officer will maintain regular communication with the grantees and conduct site visits, ensuring that all deliverables are met. The position will work closely with the Program Team for monitoring and ensuring compliance with the grant implementation plan. This position is a fixed-term labor contract and is based in Port-au-Prince, Haiti.

Responsibilities:

• Liaise with communities and counterparts within government entities in assigned geographic area to assist the Program Development Officer (PDO) with the development of activities and guide the implementation of projects.
• Develop and maintain transparent, friendly, open, and professional relationships with local counterparts, beneficiaries, and other international organizations, as well as local and national authorities.
• Provide weekly updates on grant implementation to the rest of the program team, utilizing the activity database, meetings, and other tools.
• Create and edit budgets for grant agreements in coordination with the PDO.
• Review and adjust grant budgets in consultation with the procurement team.
• Ensure proper negotiation of the terms and conditions for cash and in-kind Grants Under Contract, and review and analyze budget estimates, for cash or in-kind grants, for allocability, reasonableness, and consistency.
• Ensure the proper preparation and execution of grant documents and grant disbursements consistent and compliant with United States Agency for International Development (USAID) and MSI requirements, procedures, and best practices.
• Track any changes in the financial needs of an activity and modify budgets as necessary using the activity database.
• Complete excluded party verifications and negotiation memos.
• Maintain accurate and timely program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, and ensure that completed grants are closed in a timely manner according to deadlines.
• Support the PDO with data collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports.
• Review all grantee deliverables, with the support of the PDO, for the final approval by the Operations Manager for grant close out.
• Have constant and close communication with the Program Team in anticipation of contingencies.
• Ensure that grants has been managed in response to the program needs in coordination with the supervisor.
• Perform other duties as requested.

Profil de l'entreprise:

Management Systems International (MSI), une société Tetra Tech, est un cabinet de conseil en gestion de la région métropolitaine de Washington, D.C. qui, depuis 40 ans, obtient des résultats pour ses clients. Notre expertise se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation, de la démocratie et de la gouvernance, de la paix et de la stabilité, de l'État de droit et de la responsabilité, de l'éducation, de l'égalité des sexes et de l'inclusion, des communications stratégiques et du développement du leadership et de l'organisation. MSI a mis en œuvre des projets dans 90 pays du monde entier, tels que la Colombie, l'Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l'Ukraine, et travaille également au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l'Agence américaine pour le développement international, le ministère américain de la défense, les ministères américains des affaires étrangères et du travail, et le Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre site web à l'adresse suivante : www.msiworldwide.com.

• Remarque: Seuls les citoyens haïtiens peuvent prétendre à ce poste**

Résumé du Poste:

Ce poste est principalement responsable de la vérification de l'éligibilité des bénéficiaires, de l'élaboration et du suivi des budgets des activités, de la rédaction des accords de subvention, des notes de négociation et des modifications, de la rédaction des accords de conseil pour les consultants dans le cadre des activités et de la tenue de tous les dossiers liés au programme. Le/La Gestionnaire maintient une communication régulière avec les bénéficiaires et effectue des visites sur site, en veillant à ce que tous les livrables soient atteints. Le poste travaillera en étroite collaboration avec l'équipe du programme pour surveiller et assurer la conformité avec le plan de mise en œuvre de la subvention. Ce poste sera assorti d'un contrat de travail à durée déterminé, est basé à Port-au-Prince, en Haïti.

Activités Principales:

• Assurer la liaison avec les collectivités et les homologues au sein des entités gouvernementales dans la région géographique désignée pour aider l’Agent de Développement des Programmes (ODP) à élaborer les activités et à orienter la mise en œuvre des projets.
• Élaborer et maintenir la transparence, des relations amicales, ouvertes et professionnelles avec les homologues locaux, les bénéficiaires et d’autres organisations internationales, ainsi qu’avec les autorités locales et nationales.
• Fournir des mises à jour hebdomadaires sur la mise en œuvre des subventions au reste de l’équipe du programme, en utilisant la base de données d’activités, les réunions et d’autres outils.
• Créer et modifier les budgets pour les accords de subvention en coordination avec l’ODP.
• Examiner et ajuster les budgets des subventions en consultation avec l’équipe d’approvisionnement.
• Veiller à la bonne négociation des modalités des subventions en vertu du contrat, en espèces et en nature, et examiner et analyser les estimations budgétaires, pour les subventions en espèces ou en nature, pour en déterminer l’admissibilité, le caractère raisonnable et la cohérence.
• Veiller à la préparation et à l’exécution adéquates des documents de subvention et des décaissements de subvention conformément aux exigences, procédures et pratiques exemplaires de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) et de MSI.
• Suivre l’évolution des besoins financiers d’une activité et modifier les budgets au besoin à l’aide de la base de données des activités.
• Effectuer les vérifications et les notes de négociation des parties exclues.
• Conserver des documents de programme et de subvention exacts et opportuns en version électronique, en copie papier et en copie de sauvegarde, et veiller à ce que les subventions terminées soient fermées en temps opportun, conformément aux échéances.
• Aider l’ODP à recueillir des données, au besoin, et à contribuer aux rapports d’évaluation finaux.
• Examiner tous les produits livrables des bénéficiaires, avec le soutien de l’ODP, pour obtenir l’approbation finale du gestionnaire des opérations en vue de la clôture de la subvention.
• Communiquer constamment et étroitement avec l’équipe du programme en prévision des éventualités.
• S’assurer que les subventions ont été gérées en fonction des besoins du programme en coordination avec le superviseur.
• Autres tâches sur demande.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in a relevant field is required.
• Minimum three years of experience in grants or procurement roles on development projects is required.
• Minimum one year of experience with a USAID project is preferred.
• Specialized training in grants or logistics management required.
• Experience training or delivering technical assistance in grants management to local NGOs/CSOs and other beneficiaries required.
• Experience supervising team, including team coaching and day to day oversight required.
• Experience working in remote and complex areas required.
• Knowledge of USAID grants policies and procedures required.
• Advanced computer skills, specifically in Microsoft Office Suite Word, Excel, and Outlook required.
• Strong financial, reporting, interpersonal, communication, organizational, time management, adaptability, and proactive problem-solving skills required.
• Ability to travel to other project implementation locations required.
• Ability to maintain professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, other international organizations, as well as local and national authorities required.
• Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds required.
• Fluency in French is required. Fluency in English and Creole is preferred.

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

Project opportunity

Democracy, Rights, and Governance (International Development) 

Gender Equity, Disability, and Social Inclusion (International Development) 

Institutional Strengthening and Localization (International Development) 

Monitoring, Evaluation, and Learning (International Development) 

Stabilization (International Development) 

Qualifications:

• Une licence dans un domaine pertinent est requise.
• Au moins trois ans d'expérience dans le domaine des subventions ou de la passation de marchés dans le cadre de projets de développement sont requis.
• Une année d'expérience spécifique avec un projet de l'USAID est préférable.
• Une formation spécialisée dans la gestion des subventions ou de la logistique et une connaissance des politiques et procédures de l'USAID en matière de subventions sont requises.
• Une expérience de la formation ou de la fourniture d'une assistance technique en matière de gestion des subventions à des ONG/OSC locales et à d'autres bénéficiaires est requise.
• Expérience de la supervision d'une équipe, y compris du coaching d'équipe et de la supervision quotidienne requise.
• Expérience de travail dans des régions éloignées et complexes exigée.
• Compétences informatiques avancées, en particulier dans la suite Microsoft Office Word, Excel et Outlook requises.
• Solides compétences en matière de finances, d'établissement de rapports, de relations interpersonnelles, de communication, adaptabilité, d'organisation, de gestion du temps et de résolution proactive des problèmes.
• Capacité à voyager vers d'autres lieux de mise en œuvre du projet requise.
• Capacité avérée à entretenir des relations professionnelles avec les homologues locaux, les bénéficiaires, les contractants, les fournisseurs, d'autres organisations internationales, ainsi que les autorités locales et nationales.
• Capacité à travailler efficacement et collégialement sous pression dans un environnement stressant et avec des collègues d'horizons différents requise.
• La maîtrise du français est requise. La maîtrise de l'anglais et du créole est préférable.

MSI est un employeur qui prône l'égalité des chances et qui accorde une grande importance à la diversité et à l'inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.

Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur une caractéristique protégée, notamment la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, l'âge, l'état civil ou le statut d'ancien combattant, la grossesse ou le handicap, ou toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur. Conformément à la législation en vigueur, nous prenons des mesures raisonnables pour répondre aux pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi qu'à leurs besoins en matière de santé mentale ou de handicap physique.

MSI est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, de l'action positive, des personnes handicapées et des anciens combattants.

Aménagements Raisonnables:

MSI s'engage à recruter une main-d'œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables au cours du processus de candidature, veuillez consulter la page d'assistance aux personnes handicapées de Tetra Tech. Notre équipe de recrutement est impatiente de s'engager dans un processus interactif visant à fournir des aménagements raisonnables aux candidats.

Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Pas d'appels téléphoniques, s'il vous plaît.

Opportunité de projet

Équipes et clients aux États-Unis

Démocratie, droits et gouvernance (Développement international) 

Équité entre les sexes, handicap et inclusion sociale (Développement international) 

Renforcement institutionnel et localisation (Développement international) 

Suivi, évaluation et apprentissage (Développement international) 

Stabilisation (Développement international) 

Additional Information

• Organization: 216 MSI

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