Mục đích
Chịu trách nhiệm giám sát các công việc hành chính khác nhau, hỗ trợ các quy trình nhân sự và đảm bảo việc giao tiếp giữa các phòng ban diễn ra suôn sẻ. Chuyên viên cần có kinh nghiệm trong quản lý văn phòng, chính sách nhân sự và quan hệ lao động, mong muốn mang lại dịch vụ xuất sắc và tạo dựng một môi trường làm việc tích cực.
Nhiệm vụ & Trách nhiệm
HÀNH CHÍNH
1. Quản lý văn phòng & hành chính tổng hợp
- Quản lý vật tư, thiết bị văn phòng, đảm bảo đầy đủ và gọn gàng.
- Sắp xếp lịch trình, công tác cho quản lý và nhân viên.
- Hỗ trợ tổ chức hội nghị, sự kiện nội bộ và đối tác.
2. Lưu trữ & quản lý hồ sơ hành chính – nhân sự
- Cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên: thông tin cá nhân, đào tạo, hiệu suất.
- Quản lý dữ liệu, hồ sơ và tài liệu theo quy định pháp lý và nội bộ.
3. Giao tiếp nội bộ & dịch vụ hành chính
- Là đầu mối hỗ trợ nhân viên các vấn đề hành chính – nhân sự.
- Truyền thông nội bộ: thông báo chính sách, cập nhật và sự kiện.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác để đảm bảo vận hành trơn tru.
NHÂN SỰ
1. Tuyển dụng & hội nhập
- Hỗ trợ đăng tuyển, lọc CV, sắp xếp phỏng vấn, tuyển dụng.
- Hướng dẫn nhân viên mới, tổ chức buổi định hướng và đào tạo ban đầu.
2. Hồ sơ nhân viên & chế độ phúc lợi
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ hiệu suất, thăng chức, kỷ luật.
- Hỗ trợ giải quyết thắc mắc và thủ tục về lương, bảo hiểm, nghỉ phép.
3. Đào tạo & phát triển
- Theo dõi và hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo nội bộ.
- Hỗ trợ tổ chức hội thảo, sáng kiến nâng cao năng lực đội ngũ.
4. Quan hệ nhân viên & môi trường làm việc
- Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tích cực, hòa hợp.
- Kết nối giữa quản lý và nhân viên, hỗ trợ giải quyết mâu thuẫn nếu có.
5. Tuân thủ & báo cáo nhân sự
- Hỗ trợ kiểm soát tuân thủ luật lao động và nội quy khách sạn.
- Chuẩn bị báo cáo về chấm công, hiệu suất, và an toàn lao động.
6. Hỗ trợ tính lương & theo dõi công
- Kiểm tra bảng công, theo dõi nghỉ phép, vắng mặt trước khi gửi tính lương.
_______________
Purpose
Responsible for overseeing various administrative tasks, supporting HR processes, and ensuring smooth communication between departments. The specialist should have experience in office management, HR policies, and employee relations, with a strong desire to deliver excellent service and foster a positive work environment.
Duties & Responsibilities
ADMINISTRATION
1. Office Management & General Administration
- Manage office supplies and equipment, ensuring availability and proper organization.
- Coordinate schedules and business trips for managers and staff.
- Assist in organizing internal events, meetings, and partner-related functions.
2. Documentation & Record Management
- Update and maintain employee records, including personal information, training, and performance.
- Manage data, documents, and records in compliance with legal and internal requirements.
3. Internal Communication & Administrative Support
- Serve as the main contact point for staff regarding administrative and HR-related issues.
- Support internal communications: policy announcements, updates, and events.
- Carry out other administrative tasks to ensure smooth daily operations.
HUMAN RESOURCES
1. Recruitment & Onboarding
- Support job postings, CV screening, interview scheduling, and hiring processes.
- Guide new hires through onboarding, including orientation and initial training programs.
2. Employee Records & Benefits Administration
- Maintain complete records of employee performance, promotions, and disciplinary actions.
- Assist with employee inquiries and procedures related to salary, insurance, and leave policies.
3. Training & Development
- Monitor and support the implementation of internal training programs.
- Help organize workshops and initiatives that enhance team capabilities.
4. Employee Relations & Work Environment
- Contribute to building a positive and harmonious work environment.
- Act as a liaison between management and staff, assisting in resolving conflicts if needed.
5. Compliance & HR Reporting
- Help ensure compliance with labor laws and hotel policies.
- Prepare reports on attendance, performance, and workplace safety.
6. Payroll Support & Timekeeping
- Review timekeeping records, monitor leave and absences, and verify data before payroll processing.
Yêu cầu công việc:
- Tiếng anh cơ bản
- Ưu tiên có kinh nghiệm liên quan
- Có khả năng tin học văn phòng tốt
- Khả năng duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và bảo mật thông tin nhân viên cũng như khách hàng.
_______________
Job Requirements:
- Basic English proficiency
- Relevant experience is a plus
- Good computer and office software skills
- Ability to maintain good relationships with colleagues and ensure confidentiality of employee and customer information.
Read Full Description