Dans le cadre du remplacement d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dont les missions seront les suivantes :
Etre son relai au quotidien
Coordonner l'agenda
Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence
Préparer les dossiers/réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances.
Gérer la messagerie Outlook
Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage
Préparer les notes de frais, en assurer le suivi
Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires
Coordonner les visites clients :
Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, déjeuners, pauses…)
Coordonner les interventions des autres acteurs
S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J
Ainsi, qu'assurer les autres missions ponctuelles pouvant être confiées.
Organisation, rigueur, discrétion, autonomie, réactivité et qualité relationnelle sont vos principaux atouts pour réussir dans cette fonction.
Anglais impératif
Expérience souhaitée
Confidentialité absolue requise
Anticipation, autonomie
Force de proposition pour l'amélioration continue
Bonne gestion du stress et des imprévus
Une capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais, est fortement souhaitée.
Vous devez également être capable d'utiliser les outils informatiques et bureautiques standards ainsi que ceux plus spécifiques au poste à savoir SAP et ARIBA.
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