MSH

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE

Le/La spécialiste des ressources humaines et de l’Administration est chargé responsable de la mise en œuvre des pratiques et des activités du bureau de gestion des ressources humaines de MSH au Benin ainsi que du bon fonctionnement du bureau du Bénin et de veiller à ce que les efforts techniques et l'entretien ménager soient pleinement soutenus en coordonnant les informations relatives au programme et en fournissant un soutien logistique. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le directeur de projet pour développer et mettre en œuvre des initiatives de ressources humaines avec l’appui du partenaire RH régional. Les responsabilités du poste comprennent également la planification des opérations du bureau, l'entretien et la sécurité du bureau, le processus d'intégration, la gestion du SIRH, la fourniture d'un soutien administratif, logistique et de coordination globale.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

1 - Recruitment

• Superviser le processus de recrutement et s'assurer que le spécialiste RH maintient un processus de recrutement transparent et examiner tous les documents finaux liés au recrutement
• S'assurer que le rapport sur l'état du recrutement et la base de données RH sont mis à jour et Rédiger et finaliser les contrats de travail locaux
• Mener le programme d'orientation MSH pour tous les nouveaux employés afin d'inclure les avantages, les politiques et les procédures, et compléter l'orientation avec les réglementations et pratiques spécifiques au pays.

2 - Gestion du personnel

• Assurer la tenue des dossiers personnels exacts pour tous les employés en créant les systèmes administratifs nécessaires.
• Comprendre et interpréter les politiques du personnel de la MSH. Proposer des révisions et fournir des mises à jour au manuel de l'employé local afin d'être en conformité avec les politiques de MSH et les lois du travail locales.
• S'assurer que tous les employés comprennent et respectent les politiques, procédures, formations obligatoires en ligne et en personne de MSH en matière d'éthique, de conformité et d'intégrité.
• Fournir des conseils sur les procédures et les options de résolution des conflits en consultant, le cas échéant, le partenaire RH concerné.
• Mener des entretiens de départ lorsque le personnel quitte le projet et fournir un retour d'information au superviseur.
• Appui dans toute autre tâche requise en termes de gestion des ressources humaines

3 - Gestion des bénéfices et autres aspects RH

• Gérer le processus annuel de planification, d'examen et de développement des performances (PDP) et veiller à ce que l'ensemble du personnel reçoive une formation en la matière.
• Suivre les congés annuels, les congés de maladie et les congés payés après chaque période de paie et ; s’assurer que ce rapport est communiqué à la direction.
• Veiller à ce que les promotions soient correctement justifiées sur le plan technique et en termes de rémunération.
• Superviser l'administration des programmes de santé et autres avantages sociaux. Suivre les niveaux de remboursement des employés et les conseiller sur le solde de leurs plafonds annuels. Préparer et tenir à jour des rapports d'utilisation à des fins d'audit.

4 - Gestion Administrative

• Développer et mettre en œuvre des systèmes de gestion des opérations réactifs et appropriés (pour la gestion des bureaux, les achats locaux, la gestion du parc automobile et la logistique, l'administration des consultants et des sous-traitants, etc.) conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH et aux exigences des donateurs et supporter dans la résolution des problèmes opérationnels en suspens.
• Veiller à ce que tous les projets nationaux de MSH bénéficient d'un soutien opérationnel et administratif équitable, efficace, opportun, rentable et de grande qualité, dans le respect total des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement caractérisé par des contrôles internes adéquats, le respect des réglementations relatives aux contrats/attributions, des politiques de MSH et des procédures opérationnelles normalisées.
• Participer aux réunions de routine de l'équipe administrative/opérationnelle et rédiger les CRs

5- Operations

• Coordonner et superviser les paiements de voyage et la logistique pour tous les voyages de MSH dans le pays.
• Gérer et contrôler l'hébergement, le transport, les indemnités journalières et les paiements associés, y compris ceux liés à la formation des participants, aux voyages d'étude, aux événements et aux ateliers dans le pays.
• Informer des politiques et des taux locaux d'indemnités journalières et veiller au respect des normes.
• S'assurer que des systèmes de contrôle interne solides sont en place et que le code de conduite et la pratique de tolérance zéro de MSH sont bien compris par l'ensemble du personnel dans le pays. 
• Aider le gestionnaire principal des finances et de l'administration à procéder à des évaluations régulières et approfondies des risques dans le pays et à contrôler le succès des activités d'atténuation et de contrôle des risques. 
• S'assurer que des systèmes sont en place pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en pleine conformité avec les lois locales, qu'il respecte les exigences des contrats/attributions et des donateurs, et qu'il se conforme aux politiques et aux procédures opérationnelles standard de MSH. Des systèmes sont en place pour s'assurer que les membres du personnel concernés connaissent et comprennent les lois, les exigences des contrats/attributions et des donateurs, ainsi que les politiques et procédures de MSH.

QUALIFICATIONS

EDUCATION

Requis : licence en administration, en ressources humaines, gestion ou domaine similaire.

Désirable : Master/Maitrise ou équivalent ou combinaison équivalente d'études et d'expérience professionnelle dans un domaine de compétence technique pertinent, de préférence dans le domaine des ressources humaines.

EXPERIENCE

Requis : au minimum 4 ans d’expérience pertinente dans les ressources humaines et l’administration. Solide expérience de généraliste en ressources humaines et solide compréhension des besoins administratifs liés al a gestion d’un bureau.

Désirable : Une expérience significative de travail avec un donateur ou une organisation internationale et une expérience de travail avec l'USAID sont préférées

CONNAISSANCES ET CAPACITES

• Compétences analytiques
• Compétences organisationnelles
• Capacité démontrée à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe
• Capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété d'activités avec une attention aux détails
• Solides compétences en conceptualisation, animation et planification
• Posséder une réputation professionnelle exceptionnelle
• Compétences démontrées en matière de présentation interpersonnelle, écrite et orale
• Excellentes compétences en communication interculturelle et en écoute active. Solide compréhension des réglementations et des procédures administratives du gouvernement américain dans la mise en œuvre des projets soutenus par les donateurs, requise
• Familiarité avec les autres donateurs et leurs exigences
• Maîtrise du français et langue dominante du Bénin. La connaissance de l’anglais est fortement désirée

EXIGENCES PHYSIQUES

• Utilisation du clavier, utilisation de tiroirs, levage des papiers <10lbs., ETC.

MSH is an equal opportunity employer and will not discriminate against any employee or applicant for employment on the basis of race, color, sex, sexual orientation, gender or gender identity, religion, creed, citizenship, national origin, age, veteran status, or disability unrelated to job requirements. MSH will take affirmative action to ensure that qualified applicants are employed and that employees are treated without regard to their race, age, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran and disability status. In compliance with U.S. Department of Labor Executive Order 11246, Section 503 of the Rehabilitation Act, and Section 4212 of the Vietnam Era Readjustment Assistance Act, MSH has developed and maintains an affirmative action program and plan.

EEO is the Law - English

EEO is the Law - Spanish

Pay Transparency Nondiscrimination Poster

Know Your Rights - Workplace Discrimination is Illegal

Family and Medical Leave Act (FMLA)

Employee Polygraph Protection Act

MSH EEO-AA Policy