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Assistant/Assistante aux Achats G5 | Port-au-Prince | Haïti (831979)

World Food Programme

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attaché au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, le PAM encourage les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DU POSTE:

Assistant/Assistante aux Achats

TYPE DE CONTRAT:

Contrat à Durée Déterminée

GRADE:

G5

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays):

Port-au-Prince, Haïti

UNITE / DIVISION : 

Chaîne d'approvisionnement

DUREE:

Douze (12) mois (renouvelables)

NOMBRE DE POSTE :

3

Ces postes sont ouverts uniquement aux ressortissants Haïtiens ou aux résidents d'Haïti, titulaires d'un permis de travail légal.

A PROPOS DU PAM :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans nos vies. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU POSTE:

Ce poste est à pourvoir au sein du bureau pays d'Haïti, basé à Port-au-Prince. Les titulaires relèvent de la Chargée des achats.

Les titulaires à ce niveau assument la responsabilité de la bonne mise en oeuvre de diverses procédures et activités d'achat nécessitant d'eux qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action simples à leurs collègues à divers échelons, peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel et être amenés à leur fournir un appui technique.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

L’Assistant(e) aux Achats sera sous la supervision directe de la Chargée des Achats.

Il/elle exécute et applique des processus, procédures et politiques appropriés qui soutiennent des services d'approvisionnement efficaces et efficients pour les bureaux de terrain et le bureau de Port-au-Prince. 

Responsable de l'achèvement d'une gamme de processus et d'activités d'approvisionnement nécessitant une certaine interprétation des directives/pratiques standard, le/la titulaire du poste est capable de recommander des lignes de conduite simples au personnel, et peut répartir les tâches et apporter un soutien technique aux autres membres du personnel.

Il ou elle assumera les responsabilités générales suivantes :

  1. Effectuer des activités administratives d'achat en temps voulu et de manière efficiente afin d'aider les administrateurs à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener les opérations sur le terrain avec efficacité.
  2. Regrouper les données et établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite des programmes d'achat et des activités opérationnelles (émission des appels d'offres, évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, par exemple) en veillant au respect des procédures standards. 
  3. Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, en s'assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l'acquisition des biens et des services.
  4. Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en oeuvre des mesures de suivi pour s'assurer que les produits parviennent jusqu'au siege et jusqu'aux opérations sur le terrain. 
  5. Effectuer des recherches et regrouper et présenter les informations dans des formats normalisés, afin de permettre une prise de décisions en connaissance de cause et de communiquer des informations aux parties prenantes de manière harmonisée. 
  6. Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.
  7. Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance. 
  8. Apporter un soutien technique et/ou affecter des travaux à d'autres membres du personnel d'appui, afin de les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
  9. Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.
  10. Exécuter toutes autres tâches assignées.

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

  • Gestion efficace et en temps voulu des achats
  • Gestion effective des contrats, garantissant une mise en œuvre correcte des conditions contractuelles
  • Gestion efficace des relations avec les fournisseurs et de leurs performances
  • Optimisation des coûts
  • Assurer l'établissement de rapports et d'analyses précis et en temps voulu sur les activités d'achat
  • Exécuter et appliquer des processus, des procédures et des politiques appropriés qui facilitent la fourniture de services d'achat efficients et efficaces Veiller à ce que les procédures appropriées soient respectées pour tous les achats effectués
  • Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.
  • Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES:

Formation:

  • Diplôme d'études secondaires requis. Un Certificat d'études post-secondaires dans les domaines fonctionnels considérés: Economie, Administration des affaires, Commerce, Chaîne d’Approvisionnement, Logistique, Finances ou autres domaines connexes est souhaitable.

Experience souhaitée:

  • Quatre (4) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité progressive, dont trois (3) années dans le domaine des Achats.
  • Expérience dans la gestion des contrats ou dans la logistique et dans les contextes humanitaires nationaux et internationaux.
  • A mené des activités d'achat.
  • A une expérience de la conduite d'analyses et la rédaction des rapports.
  • A une expérience de travail avec des fournisseurs ou d'autres tiers au quotidien.

Connaissances et compétences:

  • Gestion des fournisseurs.
  • Renseignements sur les marchandises et les produits/services.
  • Systèmes d'approvisionnement et rapports.
  • Éthique et conformité.
  • Être dynamique et savoir prioriser les tâches.
  • Être proactif(ve).
  • Apte à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les subordonnés et les partenaires externes.
  • Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et rechercher des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
  • Accompagner et assurer un flux d’information régulier.
  • Avoir une aptitude à la résolution des problèmes, encourager l’innovation et les solutions créatives.
  • Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité.
  • Compétences en matière de classement et d'organisation.
  • Compétences informatiques (MS Word, MS Excel, Internet, etc.).

Connaissances Linguistiques:

  • Maîtrise du Français et du Créole Haïtien (parlé, lu, écrit).
  • Connaissance de l’Anglais (un atout).

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Appels d'offres et gestion des contrats

Montre, en collectant les informations nécessaires, qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des procédures utilisées pour faciliter la mise en oeuvre des contrats/d'appels d'offres au PAM.

Gestion des fournisseurs

Tire partie de sa connaissance élémentaire des besoins opérationnels pour définir les conditions à remplir par les fournisseurs et fixer les critères de sélection.

Informations recueillies sur les denrées et sur les produits et services

Gère de manière appropriée les produits et les services en s'appuyant sur sa connaissance des sources d'approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliqués en matière d'achat.

Systèmes et rapports

Utilise sa connaissance élémentaire des sources de données, des systèmes d'achat, du système d'exploitation interne et des processus pour exécuter des tâches quotidiennes.

Éthique et mise en conformité

Effectue un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d'audit simples.

NOS VALEURS AU PAM :

  • Intégrité
  • Collaboration
  • Engagement
  • Humanité
  • Inclusion

DATE LIMITE DE SOUMISSION DES CANDIDATURES

28 Mars 2024

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l'intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.

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Confirmed 12 hours ago. Posted 13 days ago.

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