Sinar Mas Group

• Supporting all operational office activities by conducting the procurement process for all necessary work equipment (such as stationery, computers, desks/chairs, air conditioning, etc.) as well as other supporting facilities or amenities (such as operational vehicles, office boys, telephone operators, etc.) quickly, accurately/with quality, and in accordance with the specified budget.
• Analyzing budget needs for the procurement and maintenance of all facilities and supporting tools for office activities, and then submitting them to the company's finance and management departments for budgeting and approval.
• Performing maintenance activities on all supporting facilities and tools, as well as replacing damaged facilities/tools.
• Building relationships with vendors or suppliers of goods and services for office facilities/infrastructure and assisting in handling complaints about vendors/suppliers, including follow-up on payment notes/invoices and work contracts with relevant parties.
• Creating, implementing, and developing work systems/procedures for the procurement and maintenance of work-supporting facilities.
• Conducting satisfaction surveys on the services provided to all employees/units in the company for the purpose of improving the quality, accuracy, and speed of the services provided.
• Preparing monthly reports for budget meetings, financial reports on assets, and office expenses.
• Responsible for coordinating and monitoring the implementation of general services and administrative services related to the environment, facilities, and the work needs of employees to support the smooth running of employee activities.
• Responsible for the implementation of internal and external security operations within the company's and surrounding areas.
• Coordinating the preparation of internal and external correspondence, including permits and permit extensions, building permits, business permits, generator permits, forklift permits, radio permits, speedboat permits and operators, vehicle registration extensions, and motor vehicle taxes.
• Responsible for creating work order letters for the repair of cars and office equipment, monthly stationery inspections, and requests for office equipment needed by employees.
• Responsible for checking bills to be paid before the Finance & Accounting Dept. creates payment vouchers.
• Responsible for inputting data into the SAP system; repairing office equipment, company vehicles, creating purchase requisitions for stationery and assets up to Good Receipt (GR).
• Responsible for reporting and handling insurance claims for car accidents if any.
• Responsible for maintaining and keeping all work equipment and workplace cleanliness.
• Building good relationships with related departments to assist in solving problems.
• Creating periodic GA reports and/or proposing changes to policies or new policies.
• Coordinating the GA team to achieve their respective KPIs.
• Reporting issues related to Food/Feed Safety Management Systems (if applicable) to the Food/Feed Safety Coordinator.
• Working with the company's values (Integrity, positive behavior, commitment, continuous improvement, innovation, and loyalty).

Job Requirements

• Candidate must possess in Bachelor Degree in any major.
• At least 5 year(s) of working experience in CSR & GA Section Head.
• Willing to be located in Belawan (North Sumatera)

“Our company has never levied any fees for recruitment process nor has it required to order tickets and accommodation through a certain travel agent or certain person”

Deskripsi Pekerjaan

• Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat / berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
• Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
• Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias / sarana penunjang yang rusak.
• Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas / prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran / invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
• Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja / prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
• Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan / unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas / mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
• Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.
• Bertanggung jawab mengkoodinir dan memonitor pelaksanaan pelayanan umum (general services) dan pelayanan administrasi (administration services) yang berhubungan dengan lingkungan, fasilitas dan kebutuhan kerja karyawan untuk mendukung kelancaran aktifitas kerja karyawan.
• Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasional pengamanan internal dan eksternal yang berada di wilayah perusahaan dan sekitarnya.
• Bertanggung jawab mengkoordinir pembuatan surat menyurat baik intern maupun ekstern termasuk izin dan Surat Perpanjangan Izin hingga restribusi; Izin mendirikan bangunan, Izin HO, Izin Genset, Izin forklift, Izin Radio,ijin speedboat dan operatornya, Perpanjangan STNK, dan Pajak Kendaraan Bermotor.
• Bertanggung jawab terhadap pembuatan SPK perbaikan mobil & peralatan kantor dan pemeriksaan stationery tiap bulan termasuk permintaan peralatan kantor keperluan karyawan.
• Bertanggung jawab terhadap pemeriksaan tagihan-tagihan yang akan dibayarkan sebelum pembuatan ”voucher” pembayaran oleh Finance & Accounting Dept.
• Bertanggung jawab dalam pemasukan data ke dalam SAP system; perbaikan alat kantor, kendaraan mobil, creating PR pembelian stationery maupun asset hingga Good Receipt (GR).
• Bertanggung jawab melaporkan dan pengurusan klaim asuransi kecelakaan mobil jika ada.
• Bertanggung jawab dalam memelihara dan menjaga seluruh peralatan kerja (equipment) dan kebersihan lokasi kerja.
• Menjalin hubungan yang baik dengan departemen terkait untuk membantu dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi.
• Membuat laporan GA secara berkala dan atau membuat proposal terhadap suatu permohonan yang sifatnya merubah kebijakan atau membuat kebijakan baru.
• Mengkoordinasikan GA team untuk mencapai KPI masing-masing.
• Melaporkan masalah yang terjadi, berkaitan dengan Food / Feed Safety Management System (bila ada) kepada Food/Feed Safety Coordinator.
• Melakukan pekerjaan dengan menerapkan nilai-nilai perusahaan (Integritas, perilaku positif, komitmen, perbaikan berkesinambungan, inovasi dan loyal).

Kualifikasi

• Lulusan S1 semua jurusan
• Minimal 5 tahun pengalaman sebagai Section Head CSR & GA
• Bersedia ditempatkan di Belawan (Sumatera Utara)

"Perusahaan kami tidak pernah memungut biaya dalam proses rekrutmen, dan tidak pernah mengharuskan untuk memesan tiket dan akomodasi melalui agen perjalanan tertentu atau orang tertentu."