AbbVie has flagged the Assistant, Administrative II job as unavailable. Let’s keep looking.

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Sous l’autorité du Directeur General, ou de toute autre autorité qui pourrait lui être substituée, l’Assistant(e) administratif(ve) réalise le traitement du secrétariat général de l’entreprise et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte de l’encadrement des opérations GPO France.

L’Assistant(e) administratif(ve) peut être amenée à prendre en charge le suivi complet de dossiers administratifs.

Principales missions :

  • L’accueil téléphonique (permanent ou ponctuel) ;
  • Orienter les personnes selon leur demande
  • Planifier des rendez-vous, logistiques et gestions administratives pour le compte des Managers
  • La gestion du courrier et des courriels (réception, ouverture, numérisation, classement numérique et archivage physique, transmission au service ou à la personne concernée pour traitement) ;
  • Réalisation et suivi de commandes et envois de colis ou courriers divers
  • Saisir des documents numériques
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité d'entreprise et des projets, ...
  • Organiser des déplacements professionnels / évènements professionnels et suivi des taches administratives des procédures aéroportuaires (badge, formations d’acces,…)
  • Prise de notes / Suivi des Procès-Verbal des réunions
  • Suivi de dossiers administratifs confies,

Cette description de poste inclut les missions principales et elle n’est donc pas limitative ni exhaustive. Cette fiche de poste est également évolutive en fonction des nouvelles technologies, méthodes liées à l’évolution du secteur et de l’entreprise.

Connaissances, Compétences et expériences minimales requises pour le poste :

Expérience de 3 à 5 ans en tant qu’Assistant(e) administratif(ve) poste de secrétaire

Très bonnes connaissances des systèmes et des procédures de gestion de bureau

Excellente maitrise de MS Office

Maitrise d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence.)

Maitrise parfaite obligatoire a l’écrit et à l’oral de la langue française et anglaise

Compétences en planification et en gestion du temps

Mise à jour des avancées en matière de gadgets et d’applications de bureau

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne

Très bon niveau de communication verbale et écrite

Discrétion, déontologie et confidentialité

Diplôme validé BAC professionnel à BAC+2 en secrétariat et bureautique (BTS Assistant de gestion PME-PMI, BTS comptabilité…)

English

Under the authority of the Managing Director, or any other authority that may be substituted for him/her, the Administrative Assistant handles the company's general secretarial work and transmits information (e-mails, notes, faxes, etc.) on behalf of the GPO France operations management team.

The Administrative Assistant may be required to take charge of the complete follow-up of administrative files.

Main tasks:

Telephone reception (permanent or ad hoc);

Directing people according to their requests 

Planning appointments, logistics and administrative management on behalf of Managers

Managing mail and emails (receiving, opening, scanning, digital filing and physical archiving, forwarding to the relevant department or person for processing);

Processing and monitoring orders and dispatches of parcels or various items of mail

Entering digital documents 

Filing documents, information and holdings relating to a company's activities and projects, etc.

Organising business travel / business events and following up administrative tasks relating to airport procedures (badges, access training, etc.)

Taking notes / following up minutes of meetings

Follow-up of assigned administrative files,

This job description includes the main tasks and is therefore neither restrictive nor exhaustive. This job description includes the main tasks and is therefore neither limited nor exhaustive. This job description is also subject to change in line with new technologies and methods linked to developments in the sector and in the company.

Minimum knowledge, skills and experience required for the position :

3 to 5 years' experience as an administrative assistant or secretary

Very good knowledge of office management systems and procedures

Excellent command of MS Office

Proficiency in collaborative tools (shared planning, web conferencing, etc.)

Perfect command of written and spoken French and English is mandatory

Planning and time management skills

Up-to-date knowledge of gadgets and desktop applications

Ability to manage several tasks simultaneously and prioritise the daily workload

Excellent verbal and written communication skills

Discretion, ethics and confidentiality

Validated diploma BAC professionnel to BAC+2 in secretarial and office automation (BTS Assistant de gestion PME-PMI, BTS comptabilité...)

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