Scality, Inc. has flagged the Accounting & HR Administration Manager job as unavailable. Let’s keep looking.

Overview

Make an impact at Analysis Group, where we provide our clients with thoughtful, pragmatic solutions to their most challenging business and litigation problems. Analysis Group is one of the largest private economics consulting firms, with more than 1,200 professionals across 14 offices in North America, Europe, and Asia. Since 1981, we have provided expertise in economics, finance, health care analytics, and strategy to top law firms, Fortune Global 500 companies, and government agencies worldwide. Our internal experts, together with our network of affiliated experts from academia, industry, and government, offer our clients exceptional breadth and depth of expertise.

This position is responsible for the full scope of Human Resources and Finance activities in Paris and Brussels and the administrative and operations functions of our Paris office, including the management of 2-3 administrative professionals. The Manager must be a proactive leader who can anticipate the needs of executive leadership and is adept at consulting to leaders on a wide variety of HR, Finance, and administrative topics.

This role will also need to prioritize the vision and needs for HR and administration from local European leadership as well as US based HR and Administrative leaders, developing local systems and procedures that effectively support the Paris- and Brussels-based consulting and administrative teams.

The Manager also helps support the financial activities of the Paris and Brussels office, including working closely with AG’s finance department on client billing and collection escalations, coordinating with local external service providers as needed, and supporting the budgeting and financial management of local project teams.

Given the responsibilities of this role, the Manager must exercise good judgement, build trust with senior leadership and employees, evaluate current workflows, provide clear guidance on changes, drive results, and execute with a commitment to high quality.

Responsibilities:

Human Resources

  • Provide expert guidance and council to business leaders and the larger AG HR and Recruiting teams on local labor practices, employment law, compliance, compensation, total rewards, benefits strategies, paid time off, etc.
  • Advise and make recommendations on local pay practices and benefits to ensure AG is competitive in local markets, including statutory requirements, non-monetary rewards, parental leave, childcare support, perks, etc.
  • Provide guidance and practical advice around implications of the Paris office’s CBA (Collective Bargaining Agreement) and manage administration of the Paris office’s CSE.
  • Serve as local point of contact for employee benefit questions and educate employees on benefit offerings.
  • Advise on handling of local paid time off strategies: types, usage, guidance to employees.
  • Advise on proper application of employment contracts for employees and placements in hiring.
  • Ensure HR processes and benefits are in compliance with local regulations, including GDPR.
  • Serve as the local HR resource for Paris and Brussels employees and leaders on all HR-related issues, including terminations and performance issues, involving local employment counsel as needed.
  • Manage annual employee performance review and compensation process for the Paris and Brussels offices.
  • Collaborate with HR and relevant managers for recruitment and onboarding of new employees and placements.
  • Collaborate with HR and payroll teams, as well as external vendors, on payroll issues and benefits administration.

Finance

  • Coordinate with consulting project teams and the Legal and Finance departments on the creation and management of retention letters and contracts.
  • Work directly to support consulting project management to create, manage and communicate project budget information.
  • Coordinate with billing team to develop the process and manage the execution of getting project bills generated, previewed, and transmitted to clients. Assist with liaising directly between the billing team, project teams and clients as needed.
  • Manage the relationship with local accounting, tax, and audit agencies on behalf of the firm.
  • Liaise on real estate and office projects as needed, coordinate with corporate real estate and office administration departments.

Office Administrations

  • Oversee the office administrative staff as well as 3rd party vendors that provide services to the office. Coordinate temporary consulting and administrative staff when needed. Work across firmwide administrative departments, effectively and proactively coordinating multiple projects/initiatives related to the operation of the office.
  • Responsible for the organization of large and small office parties/events (on-site and off-site). Work with and/or facilitate office event planning committees. Support the Global Events team as needed.
  • Maintain marketing collateral inventory; manage and/or support the logistical component of off-site marketing events in close coordination with members of Marketing & Business Development team.
  • Work with the AG Corporate Travel team to ensure that local travel coordinators are trained and informed regarding travel policies and procedures.

Office Operations

  • Manage all building maintenance/repair needs including building systems such as HVAC and serve as the primary point of contact for building subtenant. Develop and update standard operating procedures for all operational areas.
  • Manage the outside facilities service provider and ensure the staffing of the concierge desk, visitor management/access, incoming and outgoing courier/parcels/packages, stocking of pantries, client ready meeting rooms, employee workstation setups, etc. are all attended to appropriately.
  • Oversee local procurement and manage vendor relations. Interface as appropriate with US -based operations colleagues on all vendor contracts and local services.
  • Routinely interface with members of the firm's Facilities and Operations team on issues related to real estate, space planning, office procedures, asset management, office infrastructure, construction projects/space upgrades and purchasing agreements. Coordinate logistics for all employee office moves.

Qualifications:

  • Oral and written fluency in French and English required.
  • Proficiency in Microsoft Office applications and Outlook.
  • Excellent written and verbal communication skills, both in French and English. Knowledge of German or Dutch a plus.
  • Bachelor’s degree (BAC + 3) required. Minimum of 5 years of substantive relevant experience is required.
  • An ideal candidate will have 5 or more years of experience working in administrative and human resources fields in Europe, preferably within a professional services environment.
  • Knowledge of French / Belgian local labor practices, employment law, HR and benefits compliance, compensation and total rewards practices, paid time off practices and collective bargaining agreements.
  • Experience in contract development, project forecasting and budgeting, and billing.
  • Proven ability to quickly build strong, trusted relationships and influence stakeholders.
  • Prior experience handling complex employee situations and managing a team.
  • Team player, flexibility to contribute where needed.
  • Periodic travel to Brussels office (approximately once a quarter) and Boston office (approximately once a year).
  • An inclusive and growth-oriented mindset, strong interpersonal, and an ability to work across differences.

Le(la) titulaire de ce poste est responsable de l'ensemble des activités liées aux ressources humaines et à la finance à Paris et à Bruxelles, ainsi que des fonctions administratives et opérationnelles de notre bureau de Paris, y compris la supervision de 2 à 3 assistantes administratives. Le (la) candidat(e) doit être un(e) leader proactif(ve) capable d'anticiper les besoins de la direction générale et de conseiller les dirigeant(e)s sur une grande variété de sujets relatifs aux ressources humaines, à la finance et à l'administration.

Il (elle) devra également donner la priorité à la vision et aux besoins en matière de ressources humaines et d'administration des dirigeant(e)s européens locaux ainsi que des responsables des ressources humaines et de l'administration basés aux États-Unis, en développant des systèmes et des procédures locaux qui soutiennent efficacement les équipes de consultation et d'administration basées à Paris et à Bruxelles.

Il(elle) contribue également à soutenir les activités financières des bureaux de Paris et de Bruxelles, notamment en travaillant en étroite collaboration avec le département financier d’Analysis Group sur les questions de facturation et de recouvrement des clients, en assurant la coordination avec les prestataires de services externes locaux, le cas échéant, et en soutenant la budgétisation et la gestion financière des équipes de projets locales.

Compte tenu des responsabilités liées à ce poste, le (la) candidat(e) doit faire preuve de discernement, établir des relations de confiance avec la direction et les employé(e)s, évaluer les flux de travail actuels, fournir des conseils clairs sur les changements, obtenir des résultats et exécuter les tâches avec un engagement de haute qualité.

Responsabilités:

Ressources humaines

  • Fournir des conseils d'expert aux dirigeant(e)s de l'entreprise et à l'ensemble des équipes RH et de recrutement d’Analysis Group sur les pratiques locales en matière de travail, droit du travail, conformité, rémunération, rétribution globale, stratégies en matière d'avantages sociaux, congés payés, etc.
  • Conseiller et faire des recommandations sur les pratiques salariales et les avantages locaux afin de garantir la compétitivité d’Analysis Group sur les marchés locaux, y compris les exigences statutaires, , les congés parentaux, les aides à la garde d'enfants, les avantages indirects, etc.
  • Fournir des orientations et des conseils pratiques sur les implications de la convention collective du bureau de Paris et Bruxelles, et gérer l'administration du CSE du bureau de Paris.
  • Servir de point de contact local pour les questions relatives aux avantages sociaux des employé(e)s et les informer des diversavantages sociaux.
  • Conseiller sur la gestion des stratégies locales en matière de congés payés : types, utilisation, conseils aux employé(e)s.
  • Donner des conseils sur l'application correcte des contrats de travail pour les employé(e)s et les placements dans le cadre de l'embauche.
  • S'assurer que les processus RH et les avantages sociaux sont conformes aux réglementations locales, y compris le RGPD.
  • Servir de ressource RH locale pour les employé(e)s et les dirigeant(e)s de Paris et de Bruxelles sur toutes les questions liées aux RH, y compris les licenciements et les problèmes de performance, en faisant appel à un ou une conseiller(ère) en droit du travail local si nécessaire.
  • Gérer l'évaluation annuelle des performances des employé(e)s et le processus de rémunération pour les bureaux de Paris et de Bruxelles.
  • Collaborer avec les RH et les responsables concerné(e)s pour le recrutement et l'intégration des nouveaux(elles) employé(e)s et des placements.
  • Collaborer avec les équipes des RH et de la paie, ainsi qu'avec les fournisseurs externes, sur les questions liées à la paie et à l'administration des avantages sociaux.

Finances

  • Coordonner, avec les équipes conseil de projets et les services juridiques et financiers, la création et la gestion des lettres de mission et des contrats.
  • Travailler directement pour soutenir les équipes de conseil de projets pour créer, gérer et communiquer les informations relatives au budget des projets.
  • Coordonner avec l'équipe de facturation l'élaboration du processus et gérer l'exécution de la génération, de la prévisualisation et de la transmission aux clients des factures relatives aux projets. Assurer la liaison directe entre l'équipe de facturation, les équipes de projets et les client(e)s, le cas échéant.
  • Gérer les relations avec les cabinets comptables, fiscaux et d'audit locaux pour le compte de l’entreprise.
  • Assurer la liaison avec les projets immobiliers et de bureaux selon les besoins, en coordination avec les services immobiliers et administratifs de l'entreprise.

Administration de bureau

  • Superviser le personnel administratif du bureau ainsi que les fournisseurs tiers qui procurent des services au bureau. Coordonner les services de conseil et le personnel administratif temporaires en cas de besoin. Travailler avec les services administratifs de l'entreprise, en coordonnant de manière efficace et proactive de multiples projets/initiatives liés au fonctionnement du bureau.
  • Assurer l'organisation des événements internes (sur place et à l'extérieur) en collaboration avec le comité de planification des événements du bureau de Paris en case de besoin..
  • Maintenir l'inventaire du matériel de marketing; gérer et/ou soutenir la composante logistique des événements de marketing hors site en étroite coordination avec les membres de l'équipe de marketing et de développement des affaires.
  • Collaborer avec l'équipe en charge des voyages d'affaires d’Analysis Group pour veiller à ce que les coordinateur(trice)s de voyage locaux soient formé(e)s et informé(e)s des politiques et procédures en matière de voyages.

Fonctionnement du bureau

  • Gérer tous les besoins en matière d'entretien et de réparation du bâtiment, y compris les systèmes du bâtiment tels que le chauffage, la ventilation et la climatisation, et servir de point de contact principal pour le sous-locataire du bâtiment. Élaborer et mettre à jour les procédures opérationnelles standard pour tous les domaines opérationnels.
  • Gérer le prestataire de services extérieur en charge de la réception afin d’assurer que la gestion et l'accès des visiteurs, l'arrivée et le départ du courrier, des colis et des paquets, l'approvisionnement desdenrées alimentaires, la gesion des salles de réunion , l'installation des postes de travail des employé(e)s, etc., soient réalisées de manière appropriée.
  • Superviser les achats et gérer les relations avec les fournisseurs. Assurer, le cas échéant, l'interface avec les collègues des opérations basées aux États-Unis pour tous les contrats avec les fournisseurs et les services locaux.
  • Interagir de façon régulière avec les membres de l'équipe chargée des installations et des opérations de l’entreprise sur les questions liées à l'immobilier, à l'aménagement de l'espace, aux procédures bureautiques, à la gestion des actifs, à l'infrastructure des bureaux, aux projets de construction/amélioration de l'espace et aux accords d'achat. Coordonner la logistique de tous les changements de bureaux des employé(e)s.

Compétences:

  • Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
  • Maîtrise des applications Microsoft Office et d'Outlook.
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, en français et en anglais. La connaissance de l'allemand ou du néerlandais est un atout.
  • BAC + 3) requis.
  • Le ou la candidat(e) idéal(e) aura au moins 5 ans d'expérience dans les domaines de l'administration et des ressources humaines en Europe, de préférence dans un environnement de services professionnels.
  • Connaissance des pratiques locales en matière de travail en France et en Belgique, du droit du travail, de la conformité des ressources humaines et des avantages sociaux, des pratiques de rémunération et de rétribution globales, des pratiques en matière de congés payés et des conventions collectives.
  • Expérience dans l'élaboration de lettres de mission, des previsionnels et du budget des projets et de la facturation.
  • Capacité avérée à établir rapidement des relations solides et de confiance et à influencer les parties prenantes.
  • Expérience préalable dans la gestion de situations complexes concernant des employé(e)s et de la gestion d'une équipe.
  • Esprit d'équipe, flexibilité pour contribuer là où c'est nécessaire.
  • Déplacements périodiques au bureau de Bruxelles (environ une fois par trimestre) et au bureau de Boston (environ une fois par an).
  • Un état d'esprit ouvert et orienté vers la croissance, un sens aigu des relations interpersonnelles et une capacité à travailler au-delà des différences.

­

  • Equal Opportunity Employer/Protected Veterans/Individuals with Disabilities.
  • Please view Equal Employment Opportunity Posters provided by OFCCP here.
  • The contractor will not discharge or in any other manner discriminate against employees or applicants because they have inquired about, discussed, or disclosed their own pay or the pay of another employee or applicant. However, employees who have access to the compensation information of other employees or applicants as a part of their essential job functions cannot disclose the pay of other employees or applicants to individuals who do not otherwise have access to compensation information, unless the disclosure is (a) in response to a formal complaint or charge, (b) in furtherance of an investigation, proceeding, hearing, or action, including an investigation conducted by the employer, or (c) consistent with the contractor's legal duty to furnish information. 41 CFR 60-1.35(c)
Read Full Description
Confirmed an hour ago. Posted 30+ days ago.

Discover Similar Jobs

Suggested Articles