Nombre del puesto CRS: Oficial de Adquisiciones
Nombre del puesto interno: Especialista de Adquisiciones
Departamento: Operaciones
Ubicación: Quetzaltenango
Supervisa a: N/A
Reporta a: Coordinador de Adquisiciones
Banda Salarial: 6
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RESUMEN DEL PUESTO:
Usted coordinará actividades y procesos de adquisiciones locales para adquirir bienes y servicios de todo tipo de proveedores, en apoyo de la entrega de programas de alta calidad a los pobres y vulnerables. Su conocimiento y experiencia le permitirán coordinar de manera exitosa la calidad y eficiencia de actividades de adquisiciones y compras y asegurar una buena administración, integridad, transparencia y responsabilidad. Es responsable de ejecutar los procesos de compras para asegurar que los bienes se adquieren de una manera ágil, eficiente y de acuerdo con los requerimientos solicitados en la requisición de compra y conforme con los procedimientos de CRS y sus donantes.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
- Coordinar sistemas de adquisiciones y procedimientos operativos que cumplan con todos los requisitos, tomando en cuenta las características únicas de un proveedor de impacto social, definiendo a estos proveedores, como aquellos que también consideran aspectos sociales y éticos, además de los criterios generalmente establecidos. Evaluar efectividad y eficiencia y recomendar mejoras. Contribuir a asegurar cumplimiento con principios, estándares, y políticas de adquisiciones de CRS; con regulaciones de los donantes y con requisitos legales locales.
- Coordinar el proceso de abastecimiento y realizar varias actividades para ayudar con asegurar el mejor valor por el precio: investigación de mercado, cálculo de costos, documentos de requisición, facilitar el proceso de ofertas, identificación e investigación de proveedores, evaluación de la calidad y disponibilidad de bienes, negociación, preparación de contrato/orden de compra y de otra documentación.
- Búsqueda de proveedores, considerando visitas a campo constantes para reconocer a proveedores locales.
- Asegurar el más alto nivel de transparencia e integridad entre el departamento de adquisiciones y evitar el fraude a lo largo del proceso de adquisición.
- Comunicación con otro personal de adquisiciones y varias unidades del programa y operativas para coordinar y rastrear entrega y recepción de bienes/servicios y mantener informados a todos sobre el estado. Recolectar información para confirmar que los bienes/servicios entregados son lo que se ordenó en las cantidades y calidad correcta, que llegaron a tiempo y al costo correcto.
- Realizar los procesos de cotización de todos los bienes y servicios de la organización. Mantener correspondencia y contacto constante con proveedores para dar seguimiento a la ejecución de términos y condiciones contractuales, y encargarse de problemas si es necesario. Controlar y reportar sobre desempeño de proveedores, dando a conocer problemas y/o ineficiencias actuales o potenciales y ayudar con modificaciones de contratos/órdenes de compra.
- Velar por la transparencia dentro del departamento de adquisiciones asegurando un registro completo, preciso y actualizado de todos los procesos de adquisición, archivos de proveedores, bases de datos de adquisiciones y de inventario para ayudar con el control y la rendición de cuentas; y preparar informes y facilitar la recuperación de documentos.
- Asegurar que las Órdenes de Compras han sido debidamente aprobadas de acuerdo a los niveles de autorización previo a efectuar cualquier compromiso con los proveedores, garantiza que todas las compras aplicables mayores a los límites establecidos por el Manual de Compras cuenten con todas las autorizaciones debidas.
- Cuando se requiere colabora con el proceso de contratación de consultorías, proveyendo retroalimentación constante de los avances del proceso.
RELACIONES LABORALES CLAVES:
Internas: Todo el personal de CRS que requiere de bienes o información sobre los mismos, Personal del Departamento de Administración y Departamento de Finanzas; CRS/Baltimore: Procurement
Externas: Mantiene relaciones con socios, personal de compras de otras ONG´s y con proveedores, cuidando de no caer en conflictos de interés.
Lengua Extranjera Requerida/Deseada: No indispensable pero se valorará aquellos candidatos que tengan conocimiento en inglés.
Disponibilidad para viajar (incluir porcentaje de viaje requerido, si aplica): 60% del tiempo.
REQUISITOS DEL PUESTO:
Educación y Experiencia:
- Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ciencias Económicas, Comercio Exterior o carrera afín. (Indispensable).
- Disponibilidad para trabajar fuera de horarios (horas extras o en días festivos) cuando se requiera.
- Mínimo de 3 años de experiencia laboral en gerencia de adquisiciones/compras, logística, administración, preferiblemente con una organización internacional.
- Conocimiento de regulaciones de adquisiciones internacionales y nacionales y sobre las condiciones del mercado local.
- Conocimiento de términos contractuales, así como capacidad probada de completar exitosamente órdenes de compra contra especificaciones.
- Dominio de paquetes MS Office (Excel, Word, PowerPoint). Experiencia con sistemas de administración de bases de datos (p. ej. MS Access) es altamente deseable.
Competencias y Habilidades:
- Buenas habilidades de planificación y coordinación y capacidad de establecer orden entre prioridades que compiten entre sí.
- Buenas habilidades analíticas con capacidad de hacer juicios y tomar decisiones independientes.
- Proactivo, orientado a resultados y orientado a servicio con enfoque en cumplir con las necesidades de los clientes.
- Conducta ética de acuerdo con códigos de ética profesionales y organizacionales reconocidos
- Buenas habilidades de negociación, comunicación y gestión de relaciones.
- Excelentes relaciones interpersonales, alta inteligencia emocional.
- Alta orientación de servicio y habilidad para trabajar bajo presión.
- Alta habilidad numérica y atención a detalles.
- Capacidad en el manejo de información confidencial.
- Habilidad en el manejo de paquetes de computación en ambiente Windows.
- Experiencia en la revisión de documentos legales.
- Conocimiento de términos legales relacionados con contratos.
Competencias Institucionales (para todo el Personal de CRS):
Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.
- Integridad
- Rendición de cuentas y mayordomía
- Construye Relaciones
- Desarrolla Talento
- Mejora e innovación constantes
- Mentalidad estratégica
Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.
Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.
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