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Assistant(e) Administratif(ve) (Protocole et Support) G5 - Port-au-Prince, Haïti (831743)

World Food Programme

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attaché au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, le PAM encourage les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

????TITRE DU POSTE:

Assistant/Assistante Administratif(ve) (Protocole et Support) 

????TYPE DE CONTRAT:

Contrat à Durée Déterminée

➡️GRADE:

G5

????LIEU D’AFFECTATION :

Port-au-Prince, Haïti

????DUREE:

1 an (renouvelable)

????NOMBRE DE POSTE :

1

Ce poste est ouvert aux ressortissants Haïtiens et aux résidents d'Haïti, titulaires d'un permis de travail légal.

Êtes-vous un(e) Expert(e) en Administration et activités protocolaires? Souhaitez-vous développer davantage votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim en Haïti ? Êtes-vous passionné(e) par le fait d'apporter de l’aide à ceux qui en ont besoin? Souhaitez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans ses employés ?

Si tel est le cas, alors, une carrière passionnante et épanouissante vous attend ! Rejoignez notre équipe diversifiée et passionnée qui travaille sur des projets variés nationaux et internationaux contribuant directement à sauver et à changer des millions de vies en Haïti et dans le monde.

A PROPOS DU PAM :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est l’agence onusienne en première ligne pour la lutte contre la faim. Depuis sa création en 1963, le personnel du PAM partout dans le monde travaille sans relâche pour éradiquer ce fléau. Chaque année, le PAM nourrit plus de 90 millions de personnes dans plus de 70 pays.

Pourquoi nous rejoindre ?

Ce poste vous offre une opportunité passionnante de travailler dans une équipe multiculturelle et interdisciplinaire au sein d’une organisation unique par sa mission et son impact. De plus, au PAM nous offrons : 

➡️️Des carrières enrichissantes qui permettent de changer les choses

Notre action au quotidien améliore la vie des personnes que nous servons.

➡️️Formation et apprentissage continus

Nous fournissons des outils d'apprentissage à nos employés pour leur permettre de développer leur carrière en permanence.

➡️️Un environnement professionnel multiculturel et stimulant

Nous encourageons l'équilibre hommes/femmes et la diversité culturelle pour renforcer nos équipes.

Nous proposons un ensemble de rémunérations et d'avantages sociaux attractifs (Veuillez vous référer à la section Condidtions générales). 

Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! 

https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM&t=7s

CONTEXTE ORGANISATIONNEL DU POSTE :

En Haïti, la faim a atteint un niveau dangereux, aujourd’hui nous sommes a près de 4.9 millions de personnes dans le pays en situation d’insécurité alimentaire. C’est l’équivalent d’un Haïtien sur deux qui se couche sans avoir mangé de la journée. Le plus inquiétant est le fait que pour la première fois dans l’histoire du pays, il y a plus de 19,000 personnes en phase de catastrophe (IPC 5).

Aussi, le Programme Alimentaire Mondiale en Haïti a défini sa stratégie de lutte contre la faim dans le Country Strategic Plan (CSP 2024-2028) qui prévoit entre autre des activités liées à l’assistance alimentaire d’urgence à des populations affectées par un choc, à la mise en place de filets sociaux orientés vers la nutrition, aux renforcement de capacités et des moyens d’existence de petits producteurs ainsi qu’à leur résilience face notamment au changement climatique, et au renforcement de capacités des acteurs nationaux et locaux pour la lutte contre la faim.

Cet emploi se trouve dans les bureaux de pays. Le/la titulaire de ce poste est censé(e) assumer la responsabilité de la réalisation de toute une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation et comprehension des directives / pratiques standards. Le/la titulaire doit etre en mesure de superviser, de travailler en urgence et d’appuyer le plan d’action de de l’unité.

OBJECTIF DE LA MISSION :

Coordonner la prestation des services administratifs et protocolaires de qualité, axés sur le client et sur l'optimisation des ressources.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Qu'est-ce qui sera attendu de vous ?

Sous la supervision générale du Responsable de l’Administration, vous effectuerez, entre autres, les tâches suivantes :

  1. Entretenir des relations constantes avec la direction du Protocole du Ministère des Affaires Etrangères et être au top des changements de procédures effectués dans le domaine.
  2. Créer des stratégies administratives de suivi et de mise à jour constante des documents administratifs nécessaires au personnel international (Visa officiel, carte d’identité spéciale, matricule et permis de conduire).
  3. Être le point focal Protocole du bureau pour les besoins administratifs.
  4. Préparer les demandes de franchises diplomatiques si nécessaire et aider à faire leur suivi auprès des institutions concernées.
  5. Aider à l’élaboration de documents en lien avec la fonction et mettre en place un mécanisme suivi compréhensif.
  6. Assurer toutes autres tâches en lien avec la fonction et répondants aux aptitudes professionnelles selon les besoins de la structure.
  7. Assister le personnel dans les démanches administratives liées aux demandes de visa auprès des consulats dans le cadre des missions officielles.
  8. Procéder à la création de bons de commandes UNJs et MPO dans WINGS pour les services administratifs du bureau.
  9. Créer les réquisitions (PR) dans le système de gestion WINGS pour les besoins d’achat et de service du bureau.
  10. Effectuer les GRN/SES (demandes de paiement) pour les factures des biens et services correspondants après confirmation de réception des biens/services.
  11. Participer à la compilation d'informations provenant de diverses sources afin de préparer des rapports sur les budgets, la comptabilité, les finances et les statistiques.
  12. Faire la vérification des documents pour s’assurer que les demandes d’achats/services via la petite caisse sont dûment autorisées, et que les matériels et services peuvent être achetés.
  13. Appliquer ses connaissances des principes et pratiques du Protocole pour assurer la conformité avec les politiques, procédures et normes en vigueur.
  14. Assister toutes les autres unités du bureau dans toutes leurs demandes administratives et protocolaires adressées auprès l’Administration.
  15. En sus de l'ensemble des tâches suscitées, l’Assistant(e) administratif(ve) Protocole et Support exécutera toute autre tâche administrative que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l'intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau.

Résultats Attendus :

  • Exécution ponctuelle des demandes de réservation, d’achat de billet d'avion dans le strict respect des normes et règlements.
  • Bonne documentation, archivage des documents relatifs aux dossiers traités.
  • Bonne collaboration avec l’ensemble des membres du Personnel.
  • Capable de travailler sous pression et de gérer un large volume de travail dans un délai raisonnable.

Facteurs de réussite :

  • Etre dynamique, proactif(ve) et indépendant(e) dans son approche du travail, sans manquer du respect au superviseur.
  • Avoir un niveau de pédagorie pour appuyer l’Administration et les autres unités dans leurs requêtes de service.
  • Avoir une aptitude à maintenir et à instaurer des relations de travail harmonieux avec les collègues et les superviseurs.
  • Avoir le sens de la priorité et être toujours prêt(e) à travailler dans l’urgence.
  • Fournir les travaux demandés dans un delai raisonable et avec une certaine qualité tant dans le fond que dans la forme.
  • Explorer les moyens d’être systématiquement plus efficace et précis(e) dans ses propres domaines de travail et partager les nouvelles méthodes et pratiques avec ses collègues.
  • Faire preuve de professionnalisme et de courtoisie.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES :

Formation :

Diplôme de fin d'études secondaires (BAC). Un Certificat d'études post-secondaires en Administration des Affaires Publiques, Relations internationales, Sciences Politiques, Droit International ou autre domaine connexe lié à la Gestion et à l'Administration des Affaires. 

Expérience souhaitée :

  • Au moins quatre (4) années d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité progressive dans la gestion de bureau et du protocole.
  • Une expérience de la planification et de l'organisation d'activités dans un cadre international, de services de protocole et de la collaboration avec le Gouvernement ou le Personnel International est requise.

Compétences Techniques :

  • Possède de solides compétences en communication professionnelle.
  • A de l'expérience dans la gestion des questions douanières.
  • Possède une expérience avérée dans les relations avec les Autorités de haut rang/niveau.
  • A la capacité d'organiser un événement de bout en bout.

Connaissances Linguistiques :

  • Maîtrise (niveau C) du français, et du Créole Haïtien, et un niveau intermediaire (B) en anglais.

CONDITIONS GÉNÉRALES :

Ce poste est un Contrat à Durée Déterminée de 12 mois avec possibilité de renouvellement.

Salaire et Avantages sociaux

  • Salaire attractif
  • 30 jours ouvrables de congés annuels
  • Congé de maternité/paternité
  • Congé maladie
  • 10 jours fériés dans l’année
  • Affiliation à la caisse de pension des Nations Unies
  • Assurance médicale pour le personnel et ses dépendants directs.

DATE LIMITE DE SOUMISSION DES CANDIDATURES :

28 Mars 2024

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l'intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.

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Confirmed 6 hours ago. Posted 13 days ago.

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