Novartis

Job Description Summary

Lokacija: Slovenija, Ljubljana,

#LI-Hybrid

Kot Ekspert upravljanja naročil in logistike (m/ž/d) boste odgovorni zaza zagotavljanje višje ravni odgovornosti za E2E in podpore timu, od nemotenega izvajanja transakcij med zahtevnimi strankami znotraj podjetja in tretjimi strankami ter ustreznimi dobavitelji do vseh logističnih zadev, vključno s prevozom materiala iz proizvodnih lokacij do strank znotraj podjetja in tretjih strank prek središča (HUB-a) ali kot neposredne pošiljke, skladiščenjem, vseh povezanih vidikov skladnosti in mednarodne trgovine ter zagotavljanjem storitev tretjim osebam pri ponudnikih.

Opravljanje vloge usposobljenega sogovornika med dodeljenimi strankami in različnimi funkcijami, s čimer se zagotovi visoka raven storitev za stranke. Doseganje operativne odličnosti v smislu kakovosti, stroškov in skladnosti.

Pridružite se nam!

Job Description

Vaše ključne odgovornosti:

• Spremljanje in vzdrževanje ustreznih sistemskih transakcij, povezanih s procesi E2E, ki trajajo od kreiranja naročila do dostave k stranki, na podlagi parametrov načrtovanja in matičnih podatkov, vključno z najnovejšim stanjem naročila.
• Priprava in zagotavljanje razpoložljivosti vseh ustreznih dokumentov in odobritev (npr. akreditiv, računov).
• Obravnavanje vračil, odpisov, popustov in dobropisov strank v skladu z vzpostavljenimi standardnimi operativnimi postopki (SOP) in smernicami.
• Opravljanje vloge enotne kontaktne točke za naslavljanje težav (eskalacije) za dodeljene stranke in proizvodna mesta, vplivanje in povezovanje ustreznih deležnikov, s čimer se pospeši reševanje (sistemskih) težav.
• Zagotavljanje in vzdrževanje tesnih odnosov ter vključevanje drugih funkcij (upravljanje življenjskega cikla, zagotavljanje kakovosti, oskrbovalna veriga, finance, podlage, primarna logistika) za zagotavljanje oskrbe z izdelki v skladu s predpisi in kakovostjo.
• Opravljanje vloge enotne kontaktne točke za neposredne pošiljke iz lokacij k strankam.
• Opravljanje vloge kontaktne točke za odpremnike, letalske družbe in agente v primeru vprašanj in težav med prevozom materiala po svetu.
• Sodelovanje na rednih sestankih z zunanjimi ponudniki storitev in posredovanje primerov težav v zvezi z uspešnostjo, procesi ali kakovostjo za razpravo.

Vaš doprinos k delovnem mestu:

• Višja strokovna izobrazba oz. višješolska izobrazba - diploma prve stopnje v univ.programu.
• Minimalno 3 leta izkušenj v procesih oskrbovalne verige, vključno s storitvami za stranke, upravljanjem dobaviteljev in logistiko.
• Izkušnje pri uporabi SAP-a predstavljajo prednost.
• Poznavanje projektnega vodenja, predvsem medfunkcijskega projekta, predstavlja prednost.
• Aktivno znanje angleškega jezika.
• Poznavanje orodja Microsoft Office.
• Visoka motiviranost za delo, samostojnost in samoinciativnost.

Z izbranim kandidatom bomo sklenili delovno razmerje za določen čas s poskusno dobo 6 mesecev. Prijavo oddajte z življenjepisom v slovenskem in angleškem jeziku.

Kaj nudimo:

Konkurenčen plačni paket, letni bonus, fleksibilen način dela, z možnostjo prilagajanja urnika in delom od doma, zaposlitev v podjetju s certifikatom TOP Employer, pokojninsko shemo, shemo nagrajevanja in priznanja dosežkov, razširjeni program promocije zdravja na področju telesnega, duševnega in družbenega počutja (Polni življenja) ter dogodke, neomejene priložnosti za učenje in razvoj.

Predani smo raznolikosti in vključenosti

Novartis si prizadeva ustvariti izjemno, vključujoče delovno okolje in oblikovanje raznolikih timov, saj ti predstavljajo naše bolnike in skupnosti, ki jih oskrbujemo.

Key Responsibilities:

• Monitor and maintain correct system transactions related to E2E processes started by order creation till delivery to customer, based on planning & master data parameters including the up-to-date status of the order at any point in time.
• Prepare and ensure availability of all relevant documentations and approvals (e.g. Letter of Credit, Invoice).
• Handle customer Returns, write-off’s, rebates and credit/debit notes according to the established SOPs and guidelines.
• Act as single point of contact for escalation issues for assigned customers & sites, influencing and connecting relevant stakeholders to speed up (system) issue resolution.
• Drive and maintain close relation and involve other functions (Life Cyle Management, QA, Supply Chain, Finance, Artwork and Primary Logistics) to ensure regulatory and quality.
• Single Point of Contact for direct shipments from sites to Customers.
• Act as Point of contact for forwarders, airlines and agents in case of issues and problems during global material movement.
• Participate in regular meetings with 3rd party service providers and provide examples of performance issues, process issues or quality issues for fruitful discussion.

Essential Requirements:

• Higher education degree.
• Minimum 3 years of experience in Supply Chain processes incl. customer service, vendor management and Logistic.
• Experience in using SAP is an advantage.
• Knowledge of project management, especially cross-functional projects.
• Active knowledge of English.
• Knowledge of Microsoft Office.
• Highly motivated, independent and self-initiative.

We offer temporary employment, with 6 months of probation period. Submit your application with the CV in Slovenian and English language.

You’ll receive:

Competitive salary, Annual bonus, Flexible working schedule, tailored to your needs, possibility to work from home, Pension scheme, Employee Recognition Scheme, Expanded program for the promotion of health in the field of physical, mental and social well-being (Wellbeing), employment at Top SI Employer, Unlimited learning and development opportunities.

Commitment to Diversity and Inclusion:

Novartis is committed to building an outstanding, inclusive work environment and diverse teams' representative of the patients and communities we serve.

Skills Desired

Bom (Bill Of Materials), Business Networking, Business Scenario Planning , Change Control, Efficiency, Erp Systems, Flexibility, General Hse Knowledge, Including Gdp, Inventory Management, Knowledge Of Gmp, Master Data, Material Requirements Planning (Mrp), Order Management, Product Distribution, Risk Management, Scheduler, Supply Chain, Supply-Chain Management, Supply Management, Supply Planning, Transportation, Warehouse Management